Checklista Privatfest

PRIVATFEST

Checklista för att planera en Privat fest 

Att planera en fest handlar om att skapa upplevelser som blir till skratt, samtal och minnen. Med rätt planering blir festen både rolig och stressfri. Här får du en komplett checklista för hur du steg för steg planerar ett lyckat evenemang – oavsett om det gäller en födelsedagsfest eller jubileum.

 

INFÖR FESTEN – PLANERING OCH FÖRBEREDELSER

1. Sätt ramarna för festen
• Välj datum och tid som passar både gäster och lokal.
• Gör en checklista över allt från inbjudningar till tackkort.
• Bestäm tema och stil – ska det vara avslappnat mingel, elegant middag eller något oväntat?
• Skapa en tidsplan som gör att du kan njuta av processen.
• Planera små överraskningar eller inslag under kvällen, som tal, musik, spex, fotohörna eller gästbok.

2. Lokal och miljö
• Välj en festlokal som ligger centralt och passar stämningen du vill skapa.
• Se till att det finns plats för både mingel och mat samt tillgång till musik och eventuell dans.
• Besök lokalen i förväg för att planera möblering och dekoration.
• Diskutera dina tankar och planer för festen med lokalansvarig. De ha lång erfarenhet av att anordna fester och kan agera bollplank åt dig.

3. Gästlista och inbjudningar
• Skapa en uppdaterad gästlista med kontaktuppgifter och samla in svar i god tid.
• Skicka en inbjudan som speglar festens tema – digitalt eller på papper beroende på vilken känsla du vill förmedla.
• Informera om klädkod, tider och eventuella barnregler.
• Utse en toastmaster om du vill ha eller förväntar tal under kvällen. Inkludera toastmasterns kontaktuppgifter i inbjudan.
• Be gästerna ange allergier eller matpreferenser.
• Sätt ett OSA-datum med god marginal.

 

UNDER FESTEN – SKAPA RÄTT STÄMNING

4. Välkomnande och flöde
• Hälsa personligen på gästerna – första intrycket är viktigt.
• Bjud på något att dricka direkt vid ankomst.
• Om barn är med, förbered en hörna med film, pyssel eller spel.

5. Mat och dryck
• Anpassa menyn efter säsong och gästernas smak.
• Ordna förmingel innan middagen för att skapa rätt stämning.
• Synka serveringstider och aktiviteter så energin hålls uppe under middagen.
• Glöm inte alkoholfria alternativ till alla drycker.

6. Musik och underhållning
• Planera för bra musik under kvällen. Se till att musiken är balanserad – den ska skapa energi, inte ta över. Ett trevligt inslag är att ha en DJ som även spelar under middagen.
• Uppmuntra gästerna att röra sig, mingla och upptäcka olika delar av festen.

 

EFTER FESTEN – AVSLUT OCH TACK

7. Avsluta med stil
• Runda av med ett tacktal, en låt eller annan symbolisk gest.
• Skicka ett personligt tackmeddelande efter festen, gärna med bilder.